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  • jonathanhildebrand

Wie man ein virtuelles Event für seinen Verein oder Verband plant

Die Pandemie hat unsere Welt verändert und uns vor neue Herausforderungen gestellt, auch in der Organisation von Events für Vereine und Verbände. Virtuelle Events haben sich als effektive Alternative zu physischen Veranstaltungen herausgestellt. Aber wie plant man ein erfolgreiches virtuelles Event? Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein eindrucksvolles Online-Event von der Konzeption bis zur Durchführung planen können.


Schritt 1: Ziele definieren


Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sich klar darüber sein, welche Ziele Sie erreichen möchten. Ob es sich um die Steigerung der Mitgliederzahlen, die Präsentation eines neuen Projekts oder um Fundraising handelt - klare Ziele sind entscheidend für den Erfolg des Events.


Schritt 2: Budget und Ressourcen


Ermitteln Sie, wie viel Budget Ihnen zur Verfügung steht. Beachten Sie, dass auch virtuelle Events Kosten verursachen können, z.B. für die Software, Werbung oder externe Sprecher.


Schritt 3: Das richtige Format wählen


Es gibt verschiedene Formate für virtuelle Events:

  • Webinare: Für Vorträge oder Schulungen.

  • Virtuelle Konferenzen: Mehrere Vorträge, oft mit Networking-Möglichkeiten.

  • Online-Workshops: Interaktive Sitzungen, in denen aktiv gearbeitet wird.

Schritt 4: Plattform auswählen


Die Wahl der richtigen Plattform ist entscheidend. Funktionen wie Interaktivität, die Anzahl der möglichen Teilnehmer und die Qualität der Videoübertragung sind wichtige Kriterien.


Schritt 5: Inhalte und Sprecher


Je nach Event-Format benötigen Sie möglicherweise externe Sprecher, Präsentationen oder interaktive Elemente. Planen Sie den Ablauf sorgfältig und kontaktieren Sie rechtzeitig alle Beteiligten.


Schritt 6: Werbung und Anmeldung


Verwenden Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle (Website, Social Media, Newsletter etc.) zur Bewerbung des Events. Ein Anmeldesystem erleichtert die Planung und gibt Ihnen eine Vorstellung von der zu erwartenden Teilnehmerzahl.


Schritt 7: Technische Vorbereitung

  • Internetverbindung: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten eine stabile Internetverbindung haben.

  • Kamera und Mikrofon: Hochwertige Geräte können die Qualität der Veranstaltung erheblich verbessern.

  • Generalprobe: Ein Testlauf hilft, letzte technische Unstimmigkeiten zu klären.

Schritt 8: Durchführung


Seien Sie mindestens 30 Minuten vor Beginn online, um letzte Vorbereitungen zu treffen. Beachten Sie den Zeitplan, aber seien Sie flexibel genug, um auf die Interaktionen der Teilnehmer eingehen zu können.


Schritt 9: Nachbereitung

  • Feedback einholen: Nutzen Sie Umfragen oder direktes Feedback, um herauszufinden, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte.

  • Aufzeichnung: Wenn möglich, stellen Sie eine Aufzeichnung des Events für die Mitglieder bereit, die nicht teilnehmen konnten.

  • Dankeschön: Bedanken Sie sich bei allen Beteiligten und Teilnehmern.

Fazit

Die Planung und Durchführung eines virtuellen Events erfordert sorgfältige Vorbereitung und die Berücksichtigung vieler verschiedener Elemente. Mit klar definierten Zielen, der richtigen Plattform und sorgfältiger Planung kann Ihr virtuelles Event jedoch ein voller Erfolg werden.

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